Excel-Chaos
Kritische Daten liegen in Tabellen, die jeder etwas anders pflegt. Fehler entstehen durch manuelle Übertragung.
Prozessdigitalisierung · Mittelstand
Ihre Abläufe sind gewachsen. Ihre Software nicht.
Ich entwickle Unternehmenssoftware für Abläufe, die zwischen Excel, E-Mail und manuellen Kontrollen hängen – oder von einer bestehenden Software ausgebremst werden. Schrittweise umgesetzt, nachvollziehbar geprüft und so dokumentiert, dass andere weiterarbeiten können.
3 Stufen
Jeder Schritt einzeln beauftragt
Ihr System
Quellcode, Daten und Dokumentation zugänglich
Festpreis
Für den gemeinsam vereinbarten Umfang
01 / PROBLEM
Wenn Ihre Werkzeuge nicht mehr zu Ihrem Betrieb passen.
Sie wissen, dass etwas nicht mehr sauber läuft - aber noch nicht, ob eine neue Software wirklich die Antwort ist. Vielleicht gleicht Ihr Team fehlende Systemlogik täglich aus. Vielleicht hängt Ihr Betrieb an einer Anwendung, die nicht mehr weiterentwickelt wird.
Besonders für inhabergeführte Unternehmen mit 20 bis 300 Mitarbeitenden und Dokumentations- oder Nachweispflichten: Gesundheits- und Sozialunternehmen, gemeinnützige Träger, Gutachter und Handwerksbetriebe.
Software-Kompromisse
Ihre Standardsoftware deckt vieles ab. Für wichtige Besonderheiten braucht Ihr Team trotzdem Nebenlisten, zusätzliche Kontrollen und eigene Umwege.
Bestehende Software am Limit
Ihre Anwendung hat lange funktioniert. Inzwischen fehlen Schnittstellen, Änderungen bleiben liegen oder neue Anforderungen lassen sich kaum noch abbilden.
02 / ZIELBILD
Was sich konkret ändert
So sieht Ihr Alltag mit einem Produktivsystem aus:
Ihre Zahlen sind aktuell - nicht am Monatsende, sondern jeden Morgen. Sie öffnen ein Dashboard statt fünf Excel-Dateien und wissen in zwei Minuten, wo jeder Standort steht.
Ihr Team erfasst Daten dort, wo sie entstehen. Vereinbarte Prüfungen und Schnittstellen reduzieren doppelte Eingaben und manuelle Abgleiche.
Neue Mitarbeitende finden klare Abläufe vor. Geschäftsregeln und Berechtigungen sind dokumentiert, statt nur im Kopf einer einzelnen Person zu stecken. Vereinbarte Änderungsprotokolle machen wichtige Vorgänge nachvollziehbar.
Und wenn Ihr Geschäft sich ändert, ändert sich die Software mit. Sie warten nicht auf das Release eines Herstellers, der Ihre Branche nicht kennt.
03 / ANGEBOT
Kostenloser Fit-Check. Danach drei klare Stufen.
Sie beauftragen den nächsten Schritt erst, wenn die Grundlage dafür steht. Jede Stufe hat einen vereinbarten Umfang, ein konkretes Ergebnis und einen eigenen Preis.
Erstgespräch anfragen00 / FIT-CHECK 15–20 Minuten, kostenlos. Wir klären, ob eine Potenzialanalyse für Sie sinnvoll ist.
015–10 Tage
POTENZIALANALYSE
Erst Klarheit.
Dann investieren.
Welcher Prozess lohnt sich? Welche Lösung passt? Was kostet der erste Schritt?
2.500–5.000 €netto, pauschalDetails ↗
02Typisch 2–4 Wochen
ERSTE NUTZBARE VERSION
Ihr Ablauf.
Schon erlebbar.
Ihr Team erprobt den Kernprozess. Auf dem Fundament, das anschließend weiterwächst.
5.000–20.000 €netto, pauschalDetails ↗
03Nach vereinbartem Umfang
PRODUKTIVER EINSATZ
Bereit für
Ihren Alltag.
Gezielt ausbauen, Daten übernehmen und gemeinsam abnehmen. Mit geregelter Übergabe.
Ausbau zum FestpreisSystempflege separatDetails ↗
01 / VERSTEHEN & ENTSCHEIDEN
Potenzialanalyse & Umsetzungsplan
Sie wissen, was sich lohnt. Und was Sie besser nicht bauen.
Wir vertiefen einen priorisierten Prozess und prüfen die passende Lösung: Standardsoftware, Automatisierung oder Individualentwicklung. Herstellerneutral. Auch wenn die Antwort lautet: nicht bei mir.
2.500–5.000 €netto, pauschal · 5–10 Tage
Ihre Entscheidungsgrundlage
- Prozessübersicht und Wirtschaftlichkeitsbewertung mit nachvollziehbaren Annahmen
- Erste Anforderungen mit prüfbaren Abnahmekriterien für Stufe 2
- Schutzbedarf, Abhängigkeiten und erforderlicher Prüfaufwand
- Festpreis für die erste Version und Budgetrahmen für den Ausbau
So läuft die Analyse ab
- Vorabfragebogen: etwa 20 Minuten durch Sie.
- Workshop: 90–120 Minuten mit Geschäftsführung und Prozessverantwortlichen.
- Analyse von Aufwand, Fehlerkosten und Potenzial.
- Ergebnis-Workshop: 60–90 Minuten mit Empfehlung und Angebot.
02 / BAUEN & ERPROBEN
Erste nutzbare Version
Ihr wichtigster Ablauf. Nutzbar statt nur vorstellbar.
Ihr Team erprobt den vereinbarten Kernprozess mit synthetischen Testdaten. Front- und Backend entstehen auf meinem Projektstandard. Überzeugt die Version, entwickeln wir sie weiter – bereits erbrachte Entwicklung wird nicht erneut berechnet.
5.000–20.000 €netto, pauschal · typisch 2–4 Wochen
Ihr erster nutzbarer Systemstand
- Ihre Oberfläche, Fachlogik und vereinbarten Berechtigungen
- Automatisierte Tests, aus den Abnahmekriterien abgeleitet
- Erzeugte Dokumentation zu Prozessen, Regeln, Rechten und Datenmodell
- Gemeinsame Erprobung und Festpreisangebot für den verbleibenden Ausbau
Die erste Version ist die erste Ausbaustufe Ihres Systems. Sie wird weiterentwickelt statt neu gebaut.
03 / EINFÜHREN & ÜBERGEBEN
Produktiver Einsatz & Übergabe
Ein abgenommenes System für Ihren Arbeitsalltag.
Wir ergänzen den vereinbarten Umfang, bereiten Datenübernahme und Betrieb vor und schulen Ihr Team. Die Abnahme erfolgt anhand des Anforderungskatalogs – mit den zugehörigen Prüfnachweisen.
Festpreis für den Ausbaunach vereinbartem Umfang · Systempflege separat ab 500 €/Monat netto
Ihr System, bereit für den Betrieb
- Vereinbarte Funktionen, Schnittstellen und erprobte Datenübernahme
- Betriebsverfahren, Wiederherstellungsnachweise und erforderliche externe Prüfungen
- Versioniertes Dokumentationsportal mit Testnachweisen zum Release
- Eigenständiges Projekt mit Quellcode, Prüfwerkzeugen, Daten- und Systemzugängen
Wartung und neue Funktionen werden gesondert vereinbart. Die Übergabe ist Bestandteil des Projekts.
IM PROJEKTSTANDARD VERANKERT
Sie bekommen mehr als funktionierenden Code.
Die individuelle Umsetzung bringt ihre Prüfungen und Dokumentation mit. Damit Sie nachvollziehen können, was vereinbart, umgesetzt und geprüft wurde.
ANFORDERUNG → TEST → NACHWEIS
Jede Zusage bekommt
eine Prüfung.
BEISPIEL / RECHNUNGSFREIGABE
Niemand darf die eigene Rechnung freigeben.
Eigene Rechnung → gesperrt✓
Berechtigte zweite Person → erlaubt✓
Automatisierte Tests entstehen aus Ihren Abnahmekriterien. Nur ausgeführte, bestandene Tests zählen als Nachweis.
DOKUMENTATION AUS DEM SYSTEM
Die Dokumentation
wächst mit.
Prozesse ↗Geschäftsregeln ↗Rechte ↗Datenmodell ↗
Aus Spezifikation + Code erzeugt
Diagramme, Regeln, Rechte und Datenmodell werden automatisch erzeugt. Ein Abgleich erkennt veraltete Dokumentationsstände.
Rechte bis ins Detail.
Rollen-, Datensatz- und Feldrechte. Auch verbotene Aktionen werden gezielt getestet.
Jede Version belegbar.
Dokumentation und Testberichte werden zusammen archiviert und dem gelieferten Code-Stand zugeordnet.
Übernehmen statt neu bauen.
Quellcode, Tests und Dokumentationswerkzeuge gehören zum eigenständigen Projekt. Andere können weiterarbeiten.
Was das technische Fundament außerdem mitbringt
- Nachvollziehbare Zugriffe: Bausteine für Änderungs- und Zugriffsprotokolle; Umfang und Aufbewahrung werden projektspezifisch festgelegt.
- Automatische Sicherheitsprüfungen: Workflows für Codeanalyse, versehentlich eingecheckte Zugangsdaten, Abhängigkeiten und Container. Einrichtung und Prüfumfang richten sich nach dem Projekt.
- Nachvollziehbare Auslieferung: Container-Versionen mit eindeutiger Kennung, Herkunftsnachweis und einer Liste der enthaltenen Softwarekomponenten.
- Kontrollierte Weiterentwicklung: Architekturregeln schützen Modulgrenzen. Änderungen an freigegebenen Kriterien und Prüfvorgaben benötigen eine gesonderte menschliche Bestätigung.
Automatische Nachweise unterstützen die Freigabe. Fachliche Abnahme und erforderliche unabhängige Prüfungen bleiben eigene Schritte.
Rechenbeispiel: Was kostet ein Gesamtprojekt?
Beispiel für einen abgegrenzten Prozess: Potenzialanalyse 3.500 €, erste nutzbare Version 9.000 €, verbleibender Ausbau 14.000 €. Gesamt: 26.500 € netto. Bei rechtzeitiger Beauftragung von Stufe 2 reduziert die Anrechnung von 1.750 € die Summe auf 24.750 € netto.
Hinzu kommen Systempflege ab 500 €/Monat netto sowie die im Angebot ausgewiesenen Infrastrukturkosten und gegebenenfalls externe Prüfungen. Ob sich das rechnet, bewerten wir anhand realistisch vermeidbarer Prozesskosten abzüglich der laufenden Kosten.
Und: Sie beauftragen nie die Gesamtsumme. Jede Stufe ist ein eigener Entscheidungspunkt.
Festpreis heißt: klare Zusagen, klare Abnahme.
Wir halten Anforderungen mit eindeutigen IDs und prüfbaren Abnahmekriterien schriftlich fest. Dieser Umfang bildet die Grundlage Ihres Festpreises.
- Mangel
- Vereinbartes Verhalten funktioniert nicht: Mangelbehebung im Rahmen der vereinbarten Gewährleistung.
- Klarstellung
- Eine Beschreibung wird präzisiert, der Umfang bleibt gleich: Wir dokumentieren die Klärung.
- Neue Anforderung
- Eine Funktion kommt hinzu oder verändert sich: Preis und Termin werden vor der zusätzlichen Umsetzung vereinbart.
04 / SOFTWAREABLÖSUNG
Bewährte Abläufe erhalten. Begrenzungen überwinden.
Ihre Software wird nicht mehr weiterentwickelt oder erfüllt heutige Anforderungen nicht mehr? Wir klären, was bleiben muss, was einfacher werden kann und wie der Wechsel gelingt.
Geschäftsregeln sichern
Wir untersuchen die unverzichtbaren Funktionen und Sonderfälle Ihrer Anwendung. Auch die Regeln, die heute nur in der Software oder im Wissen einzelner Mitarbeitender stecken.
Datenzugang klären
Exporte, Schnittstellen, Nutzungsrechte und die Mitwirkung des bisherigen Anbieters werden früh geprüft. Für historische Daten klären wir Aufbewahrung und Zugriff: übernehmen, archivieren oder das Altsystem lesend weiterbetreiben.
Kontrolliert wechseln
Im Regelfall ersetzen wir einzelne Bereiche schrittweise. Testmigrationen, vereinbarte Datenabgleiche und ein Übergangsplan bereiten die Umstellung vor. Ein Migrationsfestpreis setzt ausreichend geklärte Daten voraus.
Mein Schwerpunkt sind abgegrenzte Fachanwendungen und ergänzende Module. Für ERP- und Finanzbuchhaltungs-Kernsysteme sowie Software mit Medizinprodukte- oder besonderen Zertifizierungsanforderungen ist eine geeignete Fachpartner-Konstellation Voraussetzung.
05 / ARBEITSWEISE
Was wir vereinbaren, muss sich später prüfen lassen.
Disziplin aus der regulierten Softwareentwicklung, zugeschnitten auf überschaubare Unternehmensprojekte.
Anforderungen festlegen
Wir beschreiben Ihre Abläufe und vereinbaren prüfbare Abnahmekriterien – einschließlich wichtiger Fehler- und Sonderfälle.
Prüfungen ableiten
Aus den Anforderungen entstehen automatische Tests für das erwartete Verhalten. Die Kriterien bleiben mit den Testergebnissen verknüpft.
Auf einer festen Grundlage entwickeln
Front- und Backend entstehen auf meinem Projektstandard. KI unterstützt die Umsetzung innerhalb festgelegter Architektur- und Qualitätsregeln.
Änderungen nachvollziehbar prüfen
Automatische Prüfungen kontrollieren Funktionen, Berechtigungen, technische Regeln und den Dokumentationsstand.
Verantwortlich freigeben
Ich verantworte die technische und betriebliche Freigabe. Sie nehmen die vereinbarten Funktionen ab. Externe Prüfungen planen wir nach Schutzbedarf und konkreten Risiken ein.
Dokumentation gehört zu jeder Ausbaustufe.
Geschäftsregeln, Rechte, Datenmodell und Prozesse werden nachvollziehbar dokumentiert. Zum Release erhalten Sie einen versionierten Stand mit Testnachweisen – als Grundlage für Betrieb, Prüfung und spätere Weiterentwicklung.
Anforderung → Geschäftsregel → Berechtigung → Testnachweis → dokumentierte Version
06 / CASE STUDY
Von Excel-Chaos zu Echtzeit-Steuerung: Ausblick Therapie GmbH
Für mein Therapieunternehmen Ausblick Therapie habe ich Abläufe über mehrere Standorte in Deutschland und Belgien zusammengeführt. Abrechnung, Autorisierungsüberwachung und Kapazitätsplanung liefen über verstreute Tabellen und manuelle Abgleiche - mit jedem neuen Standort wuchs der Aufwand überproportional.
Die besondere Komplexität: Das Unternehmen bewegt sich in zwei Compliance-Welten gleichzeitig - US-amerikanische Vorgaben (Krankenkassen, HIPAA) auf der einen Seite, deutsche Gesetzgebung und DSGVO auf der anderen. Mit dem Standort in Belgien kam eine dritte Rechtsordnung samt eigener Rechnungsstellung hinzu. Keine Standardsoftware bildet diese Konstellation ab.
Vorher: Der Monatsabschluss band tagelang Verwaltungskapazität. Ob eine Krankenkassen-Autorisierung auszulaufen drohte, fiel oft erst auf, wenn bereits Leistung ohne Kostendeckung erbracht wurde. Ein Gesamtüberblick über alle Standorte existierte nur als Momentaufnahme - veraltet, sobald sie fertig war.
Die Lösung: Ein maßgeschneidertes System (TT-Data), das die bestehenden Werkzeuge nicht ersetzt, sondern verbindet: Das klinische Dokumentationssystem, das Kollaborations- und Dateisystem sowie das Absence Management laufen darin zusammen. Aus diesen Daten entstehen automatisch Auswertungen zu Zeiterfassung, Auslastung pro Mitarbeiter und Standort sowie zur Nutzung der Abrechnungscodes - und die Terminplanung steuert sich daraus.
Heute: Autorisierungen werden automatisch überwacht, das System warnt, bevor Fristen ablaufen. Abrechnung und Rechnungserstellung laufen aus denselben Daten, die die Therapeuten ohnehin erfassen - ohne doppelte Eingabe, konform mit den jeweiligen Anforderungen in Deutschland und Belgien. Über eine Schnittstelle fließen die Rechnungsdaten direkt in das cloudbasierte Cashflow-Management. Die Geschäftsführung sieht Auslastung, offene Posten und Liquidität aller Standorte in Echtzeit.
Das Ergebnis in einem Satz: Ein gemeinsames System für Abrechnung, Autorisierungsüberwachung und Kapazitätsplanung über mehrere Standorte in zwei Ländern – die erste Version war nach vier Wochen im Einsatz.
Transparenzhinweis: Ausblick Therapie ist mein eigenes Unternehmen. Ich betreibe TT-Data seit Jahren im eigenen Tagesgeschäft, auf eigenes Risiko. Das Projekt belegt meine Prozess- und Umsetzungserfahrung. Den heutigen Projektstandard beschreibt der Abschnitt „Arbeitsweise“.
07 / BETRIEB
Was passiert nach dem Go-live?
Systempflege, Betriebsverantwortung und neue Funktionen haben klare Leistungsumfänge. Die Zuständigkeiten vereinbaren wir vor dem produktiven Einsatz.
01
Was, wenn Sie ausfallen?
Dokumentation als Versicherung.
Architektur, Geschäftsregeln, Datenmodell und Betriebsabläufe werden nachvollziehbar dokumentiert. Ihr eigenständiges Projekt enthält Quellcode und Prüfwerkzeuge. Das erleichtert die Übernahme durch einen anderen Entwickler.
02
Komme ich später wieder raus?
Ihr Code, Ihre Daten.
Sie erhalten Zugriff auf Quellcode, Datenbank und Dokumentation. Node.js, TypeScript und PostgreSQL bilden eine verbreitete technische Grundlage. Nutzungsrechte, Datenexport und Übergabe werden vertraglich geregelt.
03
Was passiert bei Ausfall?
Betrieb auf deutscher Infrastruktur.
Als Betriebsbasis ist Hosting bei Hetzner in Deutschland vorgesehen. Im Angebot legen wir Infrastruktur, Zuständigkeiten, Backups und Wiederherstellung fest – einschließlich vereinbarter Restore-Tests. Je nach Schutzbedarf ist ein Betrieb mit spezialisierten Partnern oder ausschließlich aus Ihrem Netzwerk erreichbar möglich.
04
Wer kümmert sich danach?
Wartung mit klaren Zusagen.
Systempflege ab 500 €/Monat netto umfasst die vereinbarten Updates, Wartungsreleases mit Tests und Dokumentation sowie Support. Servicezeiten, Reaktionszeiten und das Vorgehen bei Abwesenheit werden vor Vertragsabschluss konkret festgelegt. Erforderliche Vertretungsleistungen müssen dabei verbindlich organisiert sein.
Abhängigkeiten werden regelmäßig auf Updates geprüft. Sicherheitsmeldungen werden nach vereinbarter Dringlichkeit behandelt. Neue Funktionen, größere technische Migrationen, Infrastruktur und externe Prüfungen werden gesondert kalkuliert.
05
Was ist bei sensiblen Systemen?
Spezialisierte Partner, wo es zählt.
Der Schutzbedarf bestimmt den Prüfaufwand. Bei hohem Schutzbedarf gehört ein externes Sicherheits- und Architekturaudit kritischer Bereiche vor dem ersten Go-live zum Projektplan. Bei sehr hohem Schutzbedarf kommen ein Pentest und unabhängige Freigaben kritischer Änderungen hinzu. Umfang und Kosten werden vorab vereinbart.
KI unterstützt die Entwicklung. Verantwortung bleibt bei mir.
Welche KI-Dienste eingesetzt werden und welche Projektinformationen sie verarbeiten dürfen, legen wir vor Projektbeginn fest. Die Entwicklung arbeitet mit synthetischen Testdaten. Anforderungen, Prüfvorgaben und Freigaben bleiben in menschlicher Verantwortung.
08 / WIRTSCHAFTLICHKEIT
Was kosten Ihre ungelösten Prozesse heute?
Tragen Sie drei Eckdaten ein und sehen Sie, was ein ungelöster Prozess pro Jahr an Arbeitszeit bindet.
Rechnerisch gebundene Arbeitszeit in Euro / Jahr
35.100 € Beispielszenario: 70 % weniger Zeitaufwand 24.570 €Orientierung auf Basis von 52 Wochen, keine Einsparzusage. Frei werdende Arbeitszeit ist nicht automatisch eine zahlungswirksame Einsparung. In der Potenzialanalyse berücksichtigen wir realistische Entlastung, Einführung und laufende Kosten. Bei Softwareablösungen zählen auch Datenübernahme, Schulung und Übergang sowie bislang blockierte Anforderungen.
Warum ich das kann - und warum jetzt
Über zehn Jahre habe ich als Business Analyst für große deutsche Banken gearbeitet: Ich habe fachliche Anforderungen in präzise Spezifikationen übersetzt und deren Umsetzung und Test begleitet - unter den strengsten Compliance-Vorgaben, die es in Deutschland gibt. Genau daran scheitern die meisten Softwareprojekte: nicht am Programmieren, sondern daran, dass niemand die Anforderungen wirklich versteht.
Umgesetzt haben damals Entwicklerteams. Heute übernehme ich beide Seiten: KI-gestützte Entwicklung und ein wiederverwendbarer Projektstandard ermöglichen mir überschaubare Individualprojekte. Was bleibt, ist die Disziplin aus dem Bankenumfeld: sauber spezifizieren, gründlich testen, dokumentiert übergeben. Wo unabhängige Prüfung oder spezialisierter Betrieb nötig sind, werden passende Partner eingeplant.
Die praktische Erfahrung kommt auch aus meinem eigenen Unternehmen – die Case Study oben. Beim Bauen dieser Systeme habe ich gemerkt: Die Lücke, die ich damals hatte, hat fast jeder Mittelständler. Diese Art von Arbeit - Prozesse verstehen und in Systeme übersetzen - ist die, die ich am liebsten mache. Ich nehme aktuell nur wenige Pilotmandate außerhalb meines eigenen Unternehmens an - und betreue maximal ein Umsetzungsprojekt zur Zeit. Für Sie heißt das: direkte Zusammenarbeit mit mir, Festpreise, volle Aufmerksamkeit - und in der Potenzialanalyse prüfen wir gemeinsam, ob dieses Setup zu Ihrem Vorhaben passt. Wenn ich nicht helfen kann, sage ich das.
Nicht jedes Projekt sollte ich bauen - und das sage ich Ihnen dann auch. Wo ein etablierter Anbieter die bessere Wahl ist, empfehle ich ihn. Sie bekommen die richtige Lösung - nicht automatisch meine.