Excel-Chaos
Kritische Daten liegen in Tabellen, die jeder etwas anders pflegt. Fehler entstehen durch manuelle Übertragung.
Prozessdigitalisierung · Mittelstand
Ihre Abläufe sind gewachsen. Ihre Software nicht.
Ich baue Systeme, die genau die Abläufe abbilden, die Ihr Unternehmen heute mit Excel, E-Mail und manuellen Kontrollen zusammenhält - ohne Agentur-Overhead, ohne sechsstellige Budgets.
3 Stufen
Risikoarmes Einstiegsmodell
Wochen
Nicht Monate bis zur ersten Version
Festpreis
Keine offenen Stundenhonorare
01 / PROBLEM
Zu komplex für Standardsoftware. Zu klein für klassische IT-Projekte.
Sie wissen, dass etwas nicht mehr sauber läuft - aber noch nicht, ob eine neue Software wirklich die Antwort ist. Vielleicht funktioniert Ihr Betrieb nur deshalb, weil erfahrene Mitarbeitende fehlende Systemlogik täglich ausgleichen.
Besonders für inhabergeführte Unternehmen mit 20 bis 300 Mitarbeitenden und Dokumentations- oder Nachweispflichten: Gesundheits- und Sozialunternehmen, gemeinnützige Träger, Gutachter und Handwerksbetriebe.
Medienbrüche
Information wandert per E-Mail, Telefonat und Flurfunk von System zu System. Entscheidungen werden schwer nachvollziehbar.
Software-Kompromisse
Standardlösungen decken 80% ab. Die letzten 20% sind oft genau Ihre unternehmenskritischen Besonderheiten.
02 / ZIELBILD
Was sich konkret ändert
So sieht Ihr Alltag mit einem Produktivsystem aus:
Ihre Zahlen sind aktuell - nicht am Monatsende, sondern jeden Morgen. Sie öffnen ein Dashboard statt fünf Excel-Dateien und wissen in zwei Minuten, wo jeder Standort steht.
Ihr Team gibt Daten einmal ein. Keine Übertragungsfehler, keine "Welche Version ist aktuell?"-Diskussionen, keine Freitagnachmittage mit manuellem Abgleich.
Neue Mitarbeiter arbeiten nach zwei Tagen produktiv, weil der Prozess im System steckt - nicht im Kopf einer einzelnen Person.
Und wenn Ihr Geschäft sich ändert, ändert sich die Software mit. Sie warten nicht auf das Release eines Herstellers, der Ihre Branche nicht kennt.
03 / ANGEBOT
Kostenloser Fit-Check. Danach drei klare Stufen.
Die Digitalisierungs-Potenzialanalyse ist der richtige erste Schritt: Sie klärt, ob sich eine Umsetzung lohnt, bevor Sie ein größeres Projekt beauftragen.
Erstgespräch anfragen
00
Erstgespräch
15-20 Minuten · kostenlos
01
DPA
5-10 Tage · 2.500-5.000 € netto
02
Prototyp
2-4 Wochen · 5.000-20.000 € netto
03
Produktivsystem
Projekt + Wartungsvereinbarung
Kostenloses Erstgespräch:
Wir klären, ob eine Potenzialanalyse für Sie sinnvoll ist.
Der richtige erste Schritt
01
Digitalisierungs-Potenzialanalyse (DPA)
Ergebnis: eine klare Entscheidungsgrundlage auf 6-10 Seiten: was sich lohnt, was es kostet, was es bringt - und was Sie besser nicht bauen.
Bevor eine Zeile Code entsteht, klären wir, ob sich Digitalisierung für Sie rechnet - und wo. Herstellerneutral. Auch wenn die Antwort lautet: nicht bei mir.
Am Ende haben Sie:
- Prozesslandkarte Ihrer Insellösungen und Medienbrüche
- Kosten Ihrer aktuellen Workarounds, beziffert
- ROI-Rechnung für die Digitalisierung
- Klare Empfehlung: Standardsoftware, Automatisierung, Individualmodul oder keine Umsetzung
- Risiko- und Datenschutz-Einschätzung
- Festpreisangebot für Stufe 2
DPA-Ablauf anzeigen
01
Vorabfragebogen
20 Minuten, durch Sie.
02
Deep-Dive-Workshop
90-120 Minuten mit Geschäftsführung und der Person, die den Prozess heute im Detail beherrscht.
03
Analyse & ROI-Berechnung
Interne Auswertung von Aufwand, Fehlerkosten und Potenzial.
04
Ergebnis-Workshop
60-90 Minuten mit Übergabe der Entscheidungsgrundlage und Festpreisangebot für Stufe 2.
50 % des Preises werden bei Beauftragung der nächsten Stufe angerechnet.
Prototyp / Proof of Concept
Ergebnis: erste nutzbare Version mit Testdaten für 1-3 Kernprozesse.
Sie sehen Ihr System, bevor Sie sich festlegen. Der Prototyp bildet Ihre 1-3 wichtigsten Prozesse mit Testdaten ab - klickbar, anfassbar, im Team diskutierbar. Erst wenn das überzeugt, entscheiden Sie über die nächste Stufe.
Produktivsystem & Weiterentwicklung
Ergebnis: sicheres, betreutes Live-System inklusive Updates und Support.
Der Prototyp wird zum Produktivsystem: mit echten Daten, Zugriffsrechten, Backups und sauberer Dokumentation. Die Wartungsvereinbarung stellt sicher, dass Ihr System betreut bleibt und mit Ihrem Geschäft mitwächst.
Rechenbeispiel: Was kostet ein Gesamtprojekt?
Ein mittleres Projekt - etwa ein Abrechnungs- und Auslastungssystem für mehrere Standorte - liegt gesamt bei rund 25.000 €: Potenzialanalyse 3.500 €, Prototyp 9.000 €, Produktivsystem 14.000 €, abzüglich 1.750 € Anrechnung der Analyse. Dazu eine Wartungsvereinbarung ab 500 €/Monat.
Zur Einordnung: Bei typischen Prozesskosten von 30.000-40.000 € pro Jahr amortisiert sich das innerhalb von zwölf bis achtzehn Monaten - ob das bei Ihnen so ist, klärt die Potenzialanalyse.
Und: Sie beauftragen nie die Gesamtsumme. Jede Stufe ist ein eigener Entscheidungspunkt.
04 / CASE STUDY
Von Excel-Chaos zu Echtzeit-Steuerung: Ausblick Therapie GmbH
Ausblick Therapie ist ein Therapieunternehmen mit fünf Standorten in Deutschland und Belgien. Abrechnung, Autorisierungsüberwachung und Kapazitätsplanung liefen über verstreute Tabellen und manuelle Abgleiche - mit jedem neuen Standort wuchs der Aufwand überproportional.
Die besondere Komplexität: Das Unternehmen bewegt sich in zwei Compliance-Welten gleichzeitig - US-amerikanische Vorgaben (Krankenkassen, HIPAA) auf der einen Seite, deutsche Gesetzgebung und DSGVO auf der anderen. Mit dem Standort in Belgien kam eine dritte Rechtsordnung samt eigener Rechnungsstellung hinzu. Keine Standardsoftware bildet diese Konstellation ab.
Vorher: Der Monatsabschluss band tagelang Verwaltungskapazität. Ob eine Krankenkassen-Autorisierung auszulaufen drohte, fiel oft erst auf, wenn bereits Leistung ohne Kostendeckung erbracht wurde. Ein Gesamtüberblick über alle Standorte existierte nur als Momentaufnahme - veraltet, sobald sie fertig war.
Die Lösung: Ein maßgeschneidertes System (TT-Data), das die bestehenden Werkzeuge nicht ersetzt, sondern verbindet: Das klinische Dokumentationssystem, das Kollaborations- und Dateisystem sowie das Absence Management laufen darin zusammen. Aus diesen Daten entstehen automatisch Auswertungen zu Zeiterfassung, Auslastung pro Mitarbeiter und Standort sowie zur Nutzung der Abrechnungscodes - und die Terminplanung steuert sich daraus.
Heute: Autorisierungen werden automatisch überwacht, das System warnt, bevor Fristen ablaufen. Abrechnung und Rechnungserstellung laufen aus denselben Daten, die die Therapeuten ohnehin erfassen - ohne doppelte Eingabe, konform mit den jeweiligen Anforderungen in Deutschland und Belgien. Über eine Schnittstelle fließen die Rechnungsdaten direkt in das cloudbasierte Cashflow-Management. Die Geschäftsführung sieht Auslastung, offene Posten und Liquidität aller Standorte in Echtzeit.
Das Ergebnis in einem Satz: Das Unternehmen ist von zwei auf fünf Standorte in zwei Ländern gewachsen, ohne dass die Verwaltung mitwachsen musste - die erste Version war nach vier Wochen im Einsatz.
Transparenzhinweis: Ausblick Therapie ist mein eigenes Unternehmen. Genau deshalb weiß ich, was ich hier verspreche - ich betreibe dieses System seit Jahren selbst, im eigenen Tagesgeschäft, auf eigenes Risiko.
05 / BETRIEB
Was passiert nach dem Go-live?
Ein Produktivsystem ist erst dann eines, wenn es auch ohne mich weiterlaufen könnte. Deshalb gehört zu jeder Stufe-3-Umsetzung:
01
Was, wenn Sie ausfallen?
Dokumentation als Versicherung.
Architektur, Datenmodell und Betriebsabläufe werden nachvollziehbar dokumentiert. Zusammen mit Quellcode- und Datenzugriff bleibt das System übergabefähig; Sie sind nie von mir als Person abhängig.
02
Komme ich später wieder raus?
Ihr Code, Ihre Daten.
Sie erhalten vollständigen Zugriff auf Quellcode und Datenbank. Kein Vendor-Lock-in, keine proprietären Formate. Wenn Sie gehen wollen, können Sie gehen - mit allem.
03
Was passiert bei Ausfall?
Betrieb auf deutscher Infrastruktur.
Ihr System läuft auf Servern von Hetzner in Deutschland - ISO-27001-zertifiziert, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, automatischen Backups und dokumentiertem Wiederherstellungskonzept. Auf Wunsch nur aus Ihrem Netzwerk erreichbar statt öffentlich im Internet.
04
Wer kümmert sich danach?
Wartung mit klaren Zusagen.
Die Wartungsvereinbarung (ab 500 €/Monat) regelt Updates, Support und Reaktionszeiten schriftlich - inklusive dessen, was bei meiner Abwesenheit gilt. Der Infrastruktur-Betrieb läuft davon unabhängig beim Rechenzentrum. Und falls ich langfristig ausfalle: Die Dokumentation ist so angelegt, dass ein erfahrener Entwickler sich innerhalb weniger Tage einarbeiten und übernehmen kann.
05
Was ist bei sensiblen Systemen?
Spezialisierte Partner, wo es zählt.
Bei besonders sensiblen Daten oder kritischen Verfügbarkeitsanforderungen arbeite ich mit externen Partnern für Security-Prüfung und Managed Hosting.
06 / ROI
Was kosten Ihre ungelösten Prozesse heute?
Tragen Sie drei Eckdaten ein und sehen Sie, was ein ungelöster Prozess jährlich wirklich kostet.
Jährliche Prozesskosten
35.100 € Einsparpotenzial bei 70% Reduktion 24.570 €Die Potenzialanalyse liefert eine präzise ROI-Rechnung für Ihren konkreten Prozess: keine Hochrechnung, sondern eine fundierte Entscheidungsvorlage.
Warum ich das kann - und warum jetzt
Über zehn Jahre habe ich als Business Analyst für große deutsche Banken gearbeitet: Ich habe fachliche Anforderungen in präzise Spezifikationen übersetzt und deren Umsetzung und Test begleitet - unter den strengsten Compliance-Vorgaben, die es in Deutschland gibt. Genau daran scheitern die meisten Softwareprojekte: nicht am Programmieren, sondern daran, dass niemand die Anforderungen wirklich versteht.
Umgesetzt haben damals Entwicklerteams. Heute übernehme ich beide Seiten: AI-gestützte Entwicklung macht mich unabhängig von einem Team - und Sie unabhängig von Agentur-Preisen. Was bleibt, ist die Disziplin aus dem Bankenumfeld: sauber spezifizieren, gründlich testen, dokumentiert übergeben.
Bewiesen habe ich das an meinem eigenen Unternehmen - die Case Study oben. Beim Bauen dieser Systeme habe ich gemerkt: Die Lücke, die ich damals hatte, hat fast jeder Mittelständler. Diese Art von Arbeit - Prozesse verstehen und in Systeme übersetzen - ist die, die ich am liebsten mache. Ich nehme aktuell nur wenige Pilotmandate außerhalb meines eigenen Unternehmens an - und betreue maximal ein Umsetzungsprojekt zur Zeit. Für Sie heißt das: direkte Zusammenarbeit mit mir, Festpreise, volle Aufmerksamkeit - und in der Potenzialanalyse prüfen wir gemeinsam, ob dieses Setup zu Ihrem Vorhaben passt. Wenn ich nicht helfen kann, sage ich das.
Nicht jedes Projekt sollte ich bauen - und das sage ich Ihnen dann auch. Wo ein etablierter Anbieter die bessere Wahl ist, empfehle ich ihn. Sie bekommen die richtige Lösung - nicht automatisch meine.